Pengelolaan sebuah organisasi tentu melibatkan berbagai sumberdaya yang merupakan aset organisasi tersebut. Informasi sebagai suatu sumber daya organisasi semakin dirasa penting untuk dikelola seperti halnya sumber daya organisasi lainnya. Lima jenis sumber daya organisasi, yang dalam bahasa Inggris terkenal dengan istilah “5 m+1 i” adalah :
Man (Manusia)
Money (Uang)
Material (Bahan baku kerja)
Machine (Peralatan mesin)
Methode (Metode atau prosedur kerja organisasi)
Information (Informasi)
Lima sumber daya yang pertama adalah sumber daya fisik, yang memiliki wujud, sedangkan sumber daya informasi merupakan sumber daya konseptual. Sumber daya konseptual ini dipakai oleh para manajer untuk mengelola sumber daya fisik. Sumber daya informasi bukan cuma meliputi informasi dan data, tetapi juga meliputi perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, para spesialis informasi, pemakai, fasilitas, database, informasi dan data. Organisasi dalam operasinya selalu membutuhkan sistem‑sistem untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, melihat kembali, dan menyalurkan informasi. Informasi mempunyai peran bagaikan darah dalam tubuh organisasi. Informasilah yang membawa makanan maupun oksigen segar keseluruh tubuh organisasi. Informasi jugalah yang akan mengangkut semua kotoran untuk dikeluarkan dari organisasi.
Sumber daya dalam organisasi perlu secara terus menerus disusun ulang agar siap dipakai pada saat diperlukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sumber daya tersebut disusun ulang agar supaya menghasilkan daya guna yang lebih tinggi. Misalnya pelatihan pegawai, yang merupakan usaha untuk memperbaiki sumber daya manusia, penggantian mesin lama dengan mesin baru yang lebih modern. Semua usaha tersebut ditujukan untuk memaksimalkan penggunaan tiap sumber daya, meminimalkan waktu yang terbuang, serta mengontrol kelancaran operasi organisasi. Pada masa lalu fokus manajemen ditujukan pada sumber daya fisik yang berwujud. Namun dengan bertambah kompleksnya organisasi, usaha untuk mengelola informasi sebagaimana layaknya sumber daya yang lain semakin dirasakan sebagai suatu kebutuhan yang tidak bisa dihindarkan lagi. Pada perusahaan kecil, misalkan penjual makanan kecil di bioskop, manajernya dapat mengelola semua aktiva-aktiva berwujudnya, barang dagangan, cash register, ruangan, karyawannya, arus dagangannya. Manajer dapat mengandalkan pengamatan langsung terhadap sumber daya perusahaannya. Namun ketika suatu perusahaan bertambah besar, misalnya dengan dibukanya cabang baru di kota lain, kemudian karyawannya mencapai ratusan atau bahkan ribuan, manajer tidak akan dapat mengandalkan pengamatan langsung lagi. Di sini yang dibutuhkan adalah informasi. Informasi menjadi sumber masukan yang paling berharga bagi para manajer. Informasi memberikan gambaran kepada manajer mengenai kondisi fisik perusahaan. Informasi memegang peran yang sangat vital dalam manajemen perusahaan. Informasi merupakan sumber daya yang penting bagi perusahaan dan juga bagi para manajer untuk mengelola sumber-sumber daya perusahaan. Informsi sangat penting karena informasi merupakan sumber daya yang sangat berharga bagi para manajer guna mendapat gambaran mengenai kondisi fisik perusahaan. Informasi tersebut menjadi pijakan bagi para manajer untuk mengambil berbagai keputusan penting dalam mengelola perusahaannya. Oleh sebab itu informasi juga perlu dikelola secara tepat seperti halnya sumber daya organisasi lainnya.
Perhatian pada manajemen informasi semakin lama semakin besar. Informasi semakin disadari sebagai sumber daya organisasi yang perlu dikelola dengan baik . Hal ini disebabkan paling tidak oleh dua hal. Pertama, kegiatan bisnis yang semakin kompleks dibanding sebelumnya. Sekarang ini hampir semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi global. Ini merupakan dampak dari globalisasi. Perusahaan-perusahaan sekarang ini bersaing dalam pasar internasional. Proses bisnis berlangsung semakin cepat. Pemasaran sekarang ini dapat dilakukan lewat telepon maupun internet. Keseluruhan proses pemesanan, transaksi, pengiriman makin dipercepat dan dipermudah. Teknologi yang dipakai dalam bisnis juga semakin kompleks. Pemakaian robot dalam divisi gudang, penggunaan bar-code scannerdi pasar swalayan, pembayaran jasa lewat mesin ATM, semuanya itu menunjukkan semakin meningkatnya kompleksitas teknologi dalam bisnis. Hal itu akan terus berlangsung dan semakin meluas. Di samping itu kendala-kendala sosial juga muncul seiring dengan pesatnya pertumbuhan teknologi dan bisnis. Kendala tersebut tidak dapat diabaikan begitu saja dalam mengambil keputusan-keputusan bisnis. Semua hal di atas memberi pengaruh terhadap kompleksitas bisnis.
Hal kedua yang mendorong perhatian pada informasi adalah kemampuan komputer yang makin baik, baik dari segi harga, kemampuan, maupun kemudahan penggunaannya. Hal ini membuat pemrosesan informasi menjadi semakin mudah, cepat dan tepat. Di samping juga didukung oleh perkembangan teknologi pendukung lain seperti komunikasi dan jaringan komputer yang juga berlangsung pesat, sehingga arus informasi dapat mengalir dengan sangat cepat pula. Semua perkembangan tersebut semakin membuat informasi menjadi sumber daya yang sangat beharga dan perlu dikelola dengan cermat.
Comments