Manfaat dan Fungsi Informasi
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.
Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Terdapat beberapa manfaat atau fungsi system informasi antara lain adalah :
Maningkatkan kefalitan data yang akan disajian sehingga data tersebut akan menjadi sebuah data yang bermutu serta data yang dikemas akan menjadi data yang akurat dan dapar digunakan oleh para pengguna informasi tanpa harus menggunakan perantara dalam hal tersebut.
Terjamin adanya kualitas dan suatu ketrampilan dalam memanfaatkan system informasi secara kritis.
Mengembangkan proses secara efektif.
Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan terhadap ketrampilan pendukung system informasi.
Menetapkan investasi yang akan diarahkan kepada sitem informasi.
Mengantisipasi dan memahami konsekwensi ekonomi dan sitem informasi dan teknologi baru.
Memperbaiki produktifitas dalam aplikasi pengembangan san pemeliharaan sebuah sistem.
Organisasi menggunakan sebuah sitem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, megurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
Sistem informasi digunakan oleh bank untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai rekening Koran dan transaksi lain yang terjadi.
Dengan demikian Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Informasi digunakan tidak hanya digunakan oleh satu orang pihak dalam suatu organisasi. Nilai sebuah informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.
Teknologi Dalam Manajemen
Kemajuan pesat dibidang teknologi, menuntut perubahan total dalam orientasi pimpinan organisasi terhadap peranan informasi dalam mengambil keputusan. Telah diketahui bersama bahwa sebagai obyek studi dan penelitian ilmiah. Dengan kata lain, di negara-negara yang sudah maju, informasi dengan segala aspek penanganannya telah mulai menuju kearah berkembangnya ilmu informasi, yang biasanya dikenal dengan nama “informatika”.
Komputer telah menambah teknologi baru dan canggih pada sistem informasi. Akibatnya sebuah sistem informasi dengan menggunakan komputer akan lebih mempunyai manfaat yang besar. Sesungguhnya pentingnya informasi bagi pimpinan organisasi bukanlah merupakan hal yang baru. Sejak adanya manusia yang hidup berorganisasi, sejak saat itu pula informasi telah selalu diperlukan oleh pimpinan organisasi untuk membantunya melakukan tugasnya selaku pimpinan organisasi.
Perkembangan yang pesat dari teknologi informasi merupakan akibat dari banyak faktor, salah satu diantaranya adalah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Kebutuhan akan informasi dalam berbagai kegiatan manusia baik kegiatan yang terorganisasi maupun yang tidak terorganisasi menunjukkan adanya peningkatan. Berbagai kegiatan yang dilaksanakan sangat ditunjang oleh adanya informasi yang terus menerus, mulai dari persiapan kegiatan sampai pada berakhirnya kegiatan tersebut.
Dewasa ini pemanfatan teknologi informasi telah melingkupi segala bidang. Hal ini tidak bisa dipungkiri lagi karena aspek – aspek otomatisasi yang canggih mampu membuat segala pekerjaan menjadi lebih praktis. Perkembangan suatu organisasi saat ini sangat bergantung pada teknologi informasi yang diaplikasikan. Teknologi informasi sudah menjadi pilihan utama dalam menciptakan sistem informasi suatu organisasi yang tangguh dan mampu melahirkan keunggulan kompetitif di tengah persaingan yang semakin ketat dewasa ini. Investasi di bidang teknologi informasi dalam suatu organisasi umumnya dimaksudkan untuk memberikan kontribusi terhadap kinerja individual anggota organisasi dan institusi.
Penggunaan teknologi informasi (TI) dalam sebuah organisasi sangatlah penting, untuk menerapkan TI haruslah dilihat karakteristik organisasi tersebut. Apakah dengan TI mampu meningkatkan efisiensi sebuah organisasi? Pemanfaatan IT untuk mendukung kegiatan operasional suatu organisasi baik dalam skala kecil maupun besar, juga mengalami perubahan. Jika awalnya cenderung ke masalah citra organisasi, maka saat ini TI menjadi kebutuhan mendasar dalam menghadapi era global dan Good Governance.
Contoh aktual adalah pengembangan e-Government. Para pengambil keputusan menjadi faktor yang paling dominan dalam kebijakan pengembangan TI di masing-masing organisasi. Pemahaman terhadap visi organisasi dan pengetahuan dalam visi TI dari pimpinan, saling terkait dalam menentukan jenis perangkat TI yang akan diimplementasikan untuk mendorong kemajuan organisasinya.
Namun keputusan pilihan perangkat TI apapun yang diambil akan mengakibatkan terjadinya perubahan. Perubahan yang tejadi dalam organisasi bukan hanya dari segi effisiensi kerja tetapi juga mempengaruhi budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan organisasi. Banyak contoh yang menunjukan kegagalan implementasi TI lebih didominasi oleh faktor pengguna seperti : tidak cocok dengan budaya, etika, atau politis yang selama ini telah berjalan di organisasi, keterbatasan keahlian, atau bahkan penolakan atas perubahan. Oleh karena itu pemilihan jenis TI yang diterapkan benar-benar perlu disesuakan dengan kondisi organisasi yang bersangkutan.
Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Organisasi
Teknologi Informasi sangat dibutuhkan di dalam operasional dari organisasi maupun perusahaan bisnis. Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu fungsi dari organisasi terbagi menjadi 5 elemen fungsi yaitu:
Fungsi Operasional, akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.
Fungsi Monitoring and Control. mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.
Fungsi Planning and Decision, yakni mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut di atas.
Fungsi Communication, secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi moderen dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi
Fungsi Interorganisational, merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain.
Seluruh peranan teknologi informasi dalam berbagai lapisan tersebut tidak akan berjalan baik tanpa adanya tata kelola dan manajemen teknologi informasi yang baik, karena pada dasarnya tujuan pemanfaatan teknologi informasi adalah untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.
Pemanfaatan atau implementasi teknologi informasi dalam kegiatan operasional organisasi akan memberikan dampak yang cukup signifikan bukan hanya dari efisiensi kerja tetapi juga terhadap budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan institusi. Pengelolaan administrasi kerja berbasis teknologi informasi juga harus mempertimbangkan pengembangan sumber daya manusia (SDM) untuk mendukung optimalisasi pada pemanfaatan atau implementasi teknologi informasi yang bertahap yang dimulai dengan perencanaan, pengembangan, ahli kelola, operasional sampai dengan tahap pemeliharaan.
Dengan adanya teknologi informasi, maka produktivitas suatu organisasi atau perusahaan akan meningkat, serta dapat membuat model bisnis yang sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut disebabkan karena masing-masing organisasi atau perusahaan memiliki strategi yang berbeda satu dengan yang lainnya.
Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan juga berkaitan dengan keunggulan kompetitif untuk meningkatkan kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi atau perusahaan menggunakan teknologi informasi baik sebagai alat bantu maupun strategi yang tangguh untuk mengintegrasikandan mengolah data dengan cepat dan akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya saing untuk menghadapi kompetisi.
Selain itu implementasi atau pemanfaatan teknologi informasi memiliki dampak positif yang secara umum adalah terjadi efisiensi waktu dan biaya yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan ekonomis yang sangat tinggi. Oleh karena itu, pengoperasian secara optimal juga harus diperhatikan, agar semua perangkat teknologi informasi bersifat multi fungsi sehingga dalam pengembangan selanjutnya diupayakan terjadi integrasi perangkat.
Pemanfaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian teknologi informasi. Karyawan dengan kualifikasi tertentu baik bagian teknologi informasi maupun bagian lain perlu dilibatkan selain untuk memberikan masukan juga untuk mempersiapkan karyawan dalam menghadapi perubahan. Di sisi lain, diperlukan kesadaran personal lainnya tehadap manfaat sistem bagi dirinya dan kemudahan penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk menigkatkan kemampuan mereka.
Simak video berikut : Panduan Mengelola Informasi
Comments